Техника записи
Принципы записи устного выступления основываются на уже упоминавшемся свойстве речи – ее избыточности, в силу которой некоторые слова и даже части выступления не несут существенной смысловой нагрузки, а являются как бы связывающим звеном, «заполнителем» речи. Поэтому в процессе конспектирования необходимо уметь осуществлять два вида упрощений: 1) свертывание фраз, 2) сокращение слов.
1. Свертывание фраз. Под свертыванием фраз понимается процедура смысловой компрессии, т. е. выделение во фразе наиболее важных, ключевых слов, и построение из них смысловых рядов, которые и должны быть зафиксированы в конспекте. Эта процедура была подробно рассмотрена в предыдущей главе при обучении навыкам рационального чтения.
Кратко напомним основные принципы свертывания фраз. Главное правило: следует отбрасывать те слова, которые можно легко восстановить из контекста. Часто можно отбрасывать без потери смысла следующие слова в предложении:
1) группу подлежащего, если она повторяется из предложения в предложение; ее можно заменить соответствующим местоимением;
2) синонимичные прилагательные, которые используются в функции определения;
3) наречия степени (очень, совершенно, весьма, вполне и т. д.);
4) некоторые глаголы, выполняющие функцию связок (является, представляет собой и т. п.), заменяя их тире;
5) придаточные предложения причины; их можно заменить сочетанием предлога с существительным.
2. Сокращение слов. Как уже говорилось, при конспектировании необходимо использовать удобные и привычные сокращения слов, так как думать над способом сокращения во время записи некогда. Если навыки сокращений слов развиты мало, необходимо работать над их совершенствованием, добиваясь автоматизма. При этом следует помнить следующие важные принципы сокращения слов:
• наибольшее количество информации приходится на начальные буквы слов;
• нельзя опускать окончания слов в тех случаях, когда они отражают связь слов в предложении (например, у существительных – падеж и число, у глаголов – лицо и время);
• сокращенное слово должно иметь «запас прочности», достаточный для его восстановления в данном контексте (например, сокращение «след.» может соотноситься с различными словами: следовательно, следующий, следовать, следователь, следствие и т. д.);
• сокращение должно оканчиваться только на букву, обозначающую согласный звук;
• незнакомые слова надо записывать полностью.
При конспектировании можно использовать следующие способы сокращения слов:
1) сокращение по первой букве.
Такой способ рекомендуется для частотных слов:
ХХ в., XIX–XX вв.,
1996 г., 1995–1996 гг.,
с.120,
н. э. (нашей эры),
г. Москва, р. Ока,
т. е. (то есть), т. к. (так как),
ж. д. (железная дорога), ж. – д. (железнодорожный),
с. х. (сельское хозяйство), с. – х. (сельскохозяйственный);
2) сокращение по нескольким первым буквам (отбрасываются суффикс и окончание).
Такой способ применим для сокращений прилагательных и причастий, за которыми следуют определяемые ими существительные:
центр. место, офиц. сообщение, геогр. название, историч. событие и т. п.;
3) пропуск нескольких букв в середине слова, вместо которых ставится дефис.
Этот способ применим ко многим словам:
ин-т, ун-т, док-во, док-ть, з-д, р-н, д-р, стр-ра, общ-во, пр-во, пром-сть, хоз-во и т. п.
Необходимо подчеркнуть, что использование таких сокращений индивидуально и в большой степени зависит от сложившейся привычки;
4) использование аббревиатур – сокращений по начальным буквам слов.
Аббревиатуры удобно использовать для обозначения ключевого понятия, о котором идет речь. Такой принцип применяется в энциклопедиях, когда слово, обозначающее заголовок статьи, сокращается одной заглавной буквой.
Например, если тема лекции – «культура речи», то при конспектировании можно пользоваться аббревиатурой КР;
5) использование математических символов.
Существует много математических символов, которыми можно заменять слова при конспектировании: >, <, =, +, знак суммы ( Σ ), знак «следовательно» ( => ) и др.
Слушание в ситуации делового общения
Умение слушать собеседника является основным критерием коммуникабельности человека. Недаром древнегреческая мудрость гласит: «Нам даны два уха и только один рот, чтобы мы слушали больше, а говорили меньше». Тем не менее, как показали исследования, только не более 10 % людей умеют выслушать собеседника.
В ходе деловой беседы, когда ведется диалог между партнерами, необходимо помнить о двойственном характере процесса коммуникации – постоянном взаимодействии между собеседниками. В беседе необходимо участвовать кооперативно, внимательно слушая партнера, анализируя и сопоставляя его слова со своим собственным опытом. Принято считать, что при установлении контакта главная роль отводится говорящему, но анализ процесса общения показывает, что слушатель – далеко не последнее звено в этой цепи.
Разработаны специальные тесты, позволяющие оценить способность человека слушать. Предлагаем один из таких тестов.
Тест «Умение слушать»
Ответьте на вопросы, выбрав один из вариантов ответов:
• всегда;
• часто;
• иногда;
• никогда.
1. Даете ли вы собеседнику возможность высказаться?
2. Обращаете ли внимание на подтекст высказывания?
3. Стараетесь ли вы запомнить услышанное?
4. Обращаете ли внимание на главное в сообщении?
5. Слушая, стараетесь ли сохранить в памяти основные факты?
6. Обращаете ли вы внимание собеседника на выводы из его сообщения?
7. Подавляете ли вы свое желание уклониться от неприятных вопросов?
8. Сдерживаете ли вы раздражение, когда слышите противоположную точку зрения?
9. Стараетесь ли удержать внимание на словах собеседника?
10. Охотно ли беседуют с вами?
Оцените свои ответы по следующей шкале:
всегда – 4 балла;
часто – 3 балла;
иногда – 2 балла;
никогда – 1 балл. Если вы набрали 32 балла и более, то ваше умение слушать можно оценить на «отлично»; если у вас 27–31 балл, то вы хороший слушатель; если 22–26 баллов – посредственный; если же вы набрали менее 22 баллов, то вам необходимо тренировать навыки слушания собеседников.
В ситуации деловой беседы слушающим присущи практически те же недостатки, что и при прослушивании публичного выступления. Между тем одна из целей коммуникации состоит в том, чтобы узнать как можно больше о своем собеседнике: понять его психологию и ход мысли, оценить его деловые возможности, понять подтекст.
И. Атватер предлагает различать следующие типы слушателей, проявляющиеся в ситуации делового общения:
1) категоричный слушатель – судит о явлениях безапелляционно: «Это – хорошо» или «Это – плохо»;
2) рассудительный слушатель – думает примерно так: «Вы говорите это, чтобы я почувствовал себя виноватым» или «Теперь мне понятно, почему вы это сказали»;
3) сочувствующий слушатель – очень быстро соглашается (или выражает свое сочувствие говорящему), делая, к примеру, такие замечания: «Вы абсолютно правы» или «Я вам сочувствую»;
4) аналитический слушатель – наоборот, склонен задать вопрос: «Когда?» или сказать: «Приведите мне конкретный пример». Однако эти реакции называют «помехами» общения;
5) отзывчивый слушатель – умеет активно слушать, анализировать услышанное, сопереживать говорящему.
Очевидно, что наибольшего успеха в деловом общении может добиться именно отзывчивый слушатель.
Специалисты говорят также о разных уровнях умения слушать собеседника. Например, инструктор по управлению, кадровой политике и работе с клиентами М. Браунстин [19] выделяет четыре уровня:
• пассивное слушание;
• избирательное слушание;
• внимательное слушание;
• активное слушание.
При пассивном слушании человек молчит и никак не реагирует на слова