В заседаниях – известный пережиток нашей коллегиальности со всеми ее слабыми пунктами. Каждый не решает сам за себя, решает коллегия, решают совместно на совещании. А нужно, чтобы каждый чаще решал сам за себя и затем отвечал бы, если сделал ошибку.
Какие средства борьбы в этом случае?
Уменьшить до минимума число заседаний, предоставив право отдельным товарищам решать дело самостоятельно.
Сами заседания назначать или во внеслужебное время, или, во всяком случае, не раньше 2 ч., с тем чтобы все ответственные работники имели между 12 и 2 часами посетителей.
Заседания должны тщательно подготовляться. Материалы, проекты резолюции и прочее не следует оглашать в заседаниях, они должны быть отпечатаны и разосланы заранее. Тогда каждый будет говорить лишь о конкретных предложениях и поправках.
Для решения деловых текущих вопросов можно созывать совещания ответственных работников учреждения на 10–15 мин.
Нужно назначать (и соблюдать) не только начало заседания, но и его конец.
Регламент должен быть сделан жесткий. В 5–10 мин. можно сделать дельный доклад даже на большом собрании и в 1–2 мин. высказать суть своих возражений.
Вообще надо вести борьбу за лаконичность в речах, газетных статьях.
Конечно, разные заседания будут иметь различный характер по длительности, особенностям регламента и пр. Но это не меняет существа приведенных замечаний.
В нашем госаппарате вкоренившаяся система заседаний является одной из наибольших язв.
Другой бедой, до сих пор неизлечимой, является полнейшее неумение поставить делопроизводство. Здесь мы остаемся рабами бумаг. Надо научиться исходить не из бумаги, а из сути дела, которого бумага касается.
Как скоро мы (и наш персонал) станем на эту точку зрения, мы сразу поймем вред входящих и исходящих книг, несущественность номера бумаги (ее помнить и находить надо по содержанию, по сути, а не по номеру) и т. д. Но делопроизводство – лишь отражение нашей неорганизованности. Мы не умеем еще разделять ответственности, планировать работу во времени, маневрировать и пр. и пр.
Экономия времени здесь связана с общей работой по НОТ.
Уплотнение времени
Организационная работа дает нам специальный метод для достижения максимальной экономии времени. Этот метод мы назовем методом «уплотнения времени». При помощи его в определенный промежуток времени мы, так сказать, втискиваем больше рабочих операций. Это достигается обычно путем параллельности в работе.
В чем сущность этого метода? Вся работа обычно распадается на некоторые составные элементы, довольно отчетливо отделяющиеся друг от друга, например, печатание книги состоит из моментов: набора рукописи, правки корректуры, верстки, печатания, брошюровки. Обычно каждая из этих операций совершается одна после другой. Опыт нам показывает, что в этих случаях редко вторая операция непосредственно по времени следует за первой, а третья за второй. Обычно проходит некоторый промежуток времени, когда никакая работа по указанной линии не производится.
Иными словами, отдельные операции работы имеют, так сказать, тенденцию расползаться во времени (рис. 15, схема 1). Для того чтобы избежать этих перерывов между отдельными операциями, полезно всюду, где это возможно, всякую последующую операцию начинать прежде, чем предыдущая закончена, например, верстку книги можно начинать, когда еще не вся рукопись набрана, печатание первых листов не следует задерживать до окончания верстки всей книги и т. д. При помощи такого приема мы уже достигаем известной экономии времени (рис. 15, схема 2).
Рис. 15. Работа состоит из четырех различных операций. Операция № 1 длительностью 1 ½ часа; № 2 – 2 ¾ часа; № 3 – 2 часа; № 4 – ¾ часа. Итого – 7 ч. работы
Однако еще большую экономию времени мы получим, если проведем полную параллельность операций во времени, т. е. если мы, например, как указано в схеме 3 (рис. 15), операции первую и третью будем производить одновременно со второй и четвертой. Таким образом мы можем достигнуть максимального ускорения работы. В некоторых случаях одновременно можно будет совершать не две операции, а три, четыре и больше.
Приемы уплотнения времени особенно хорошо разработаны в деле транспорта. Работа по формированию и расформированию поездов составляется из ряда операций: разборка и проверка документов, заготовка нарядов, разметка вагонов, списывание поездов с натуры, коммерческий осмотр, их технический осмотр и т. д. По установившейся практике все эти операции производятся одна за другой, хотя ведутся они сплошь и рядом совершенно различными лицами. Вследствие того, что операции совершаются одна за другой, между ними – согласно общему закону, о котором было указано выше, – происходят определенные пустые промежутки времени. Благодаря этому работа по формированию и расформированию поезда затягивается на 8 и 10 ч. Как скоро мы введем параллельность операций, например, технический осмотр ведем одновременно с коммерческим и в то же самое время производим списывание поездов и разметку их, то мы достигаем ускорения операций в 2 и более раза.
Если мы хотим уплотнить какую-нибудь производимую работу, мы должны задаться вопросом, нельзя ли одновременно с совершаемой операцией выполнять и какую-либо из других операций, входящих в круг этой работы.
Значение уплотнения времени особенно ясно при сопоставлении ремесленного труда и работы массового машинного производства. Когда деревенский кузнец мастерит бричку, он выполняет одну операцию по изготовлению экипажа вслед за другой: сперва сколотит остов, сварит оси, обтянет колеса, сделает кузов и т. д. При фабричном массовом производстве все части будущего экипажа изготовляются одновременно, например, на автомобильном заводе Форда автомобиль рождается, так сказать, сразу во всех многочисленных мастерских завода.
Уплотнение времени легче всего достигается в работе, которая состоит из многочисленных операций и выполняется рядом лиц. Однако даже работа одного лица может подлежать уплотнению, и ряд выполняемых им работ может совершаться параллельно. Уплотнение времени индивидуального работника становится возможным чаще всего при том условии, если одна из выполняемых работ требует лишь начального толчка (пуск машины в ход) и последующего контроля.
Глава V. Борьба за время и НОТ
НОТ в СССР
Работа по научной организации труда в СССР должна идти по трем линиям: в области научной, практической и пропагандистской.
Принципы научной организации труда были заложены в Америке и Европе при совершенно иных хозяйственных и политических условиях, чем те, в которых развивается НОТ в СССР. Даже виднейшие деятели в этой области (Тейлор, Джильбрет, Гант, Файоль и др.) в своих работах ярко отразили капиталистическое влияние. Ахиллесовой пятой тейлоризма является то, что повышение производительности он базирует в значительной степени на интенсификации труда рабочего. Психотехника страдает худосочием именно из-за того, что она научные проблемы свела по большей части к задачам непосредственного обслуживания капиталистического хозяина пригодной ему рабочей силой.
Научная организация