Он говорит третьему: «Ты подбери ораторов. Пригласи Ивана Петровича и Николая, столкуйтесь, кто о чем будет говорить. Набросайте резолюцию и покажите комитету до митинга. Контролируй всех, кто работает для митинга. Одним словом, ответственность за проведение митинга на тебе».
Таким образом, всякий работающий знает, за что именно он несет ответственность. Когда ему дается особенное поручение, руководитель подчеркивает, какая именно новая ответственность на него возлагается. При этом только и удастся избегнуть обычных отговорок: «Это не мое дело. Я думал, что это нужно делать не мне. Я не знал, что я за это отвечаю».
Мало того, чтобы всякий знал точно свою часть работы и свою долю ответственности, – надо, чтобы каждый работник знал также, кому именно он подчинен и от кого непосредственно получает приказание. Лучше всего провести правило, чтобы у каждого был лишь один начальник, от которого он и получает все указания и приказания. Нет ничего хуже в организации, если подчиненные не знают, кого им слушаться.
При такой организации всегда можно установить, с кого следует взыскивать в случае какой-нибудь неудачи или промаха.
Очень полезно при отдаче распоряжений особенно важного характера делать их письменно…
Для того чтобы всякий знал свои обязанности, за границей заведены личные карточки для каждого работника. На ней вкратце отмечается, какую работу кто выполняет. Здесь пишут не только профессию или род занятий, а подробно перечисляют, что именно человек делает в течение дня, какая у него бывает другая случайная работа и т. д.
Для отделов и подотделов организации тоже установлены свои карточки, по которым каждый может увидеть, что лежит на ответственности каждой отдельной части организации. От такой письменной записи не отговоришься. Никто не сможет ссылаться, что он не знал обязанностей отдела, где он работает, или своих собственных обязанностей.
12. Ясно инструктируй
Приходит посетитель в здание Совета или в какое-нибудь учреждение. Нужно ему найти счетный отдел, подотдел гражданского налога. Спрашивает одного, отвечает: «Я не здешний, не знаю». Спрашивает другого, говорит: «Идите наверх». Идет наверх, спрашивает там, говорят: «Другой коридор, комната 23». Где эта комната – неизвестно, нужно опять спрашивать, снова бродить по коридорам и по лестницам. Но если и добраться до комнаты 23, то еще неизвестно, действительно ли там окажется нужный подотдел.
Из-за этого беспорядка получается, что посетители зря тратят время в расспросах, а служащие вместо своей работы принуждены давать ответы справочного характера, причем на большинство вопросов они сами не знают, что нужно ответить.
Нужно поэтому первым долгом повсюду сделать нужные надписи. Внизу, в прихожей, повесить общее расписание – какой отдел в какой комнате, на каком этаже. Тут же не мешает добавить имена заведующих и секретарей, номера их комнат, часы приема, телефоны. Кроме того, полезно сделать добавочное объявление, где заранее ответить на те вопросы, с которыми обычно приходят в учреждение. Например, написать: «Прием гражданского налога в такой-то комнате в такие-то часы. Справки о декретах и постановлениях у того-то. По вопросам сметным обращаться в такую-то комнату» и т. д.
Все такие надписи можно назвать инструкциями. Они дают основные руководящие указания лицам, имеющим надобность в учреждении.
Когда организатор дает свои указания служащим, он тоже должен инструктировать их с такой же тщательностью и ясностью. Руководство организатора может выражаться в разных формах.
Иногда руководитель (или руководящая центральная организация) дает лишь общий лозунг, общую директиву.
Например, ЦК партии рассылает телеграмму: «Обратить особое внимание на организацию агитации в деревне». Чтобы такой общий лозунг провести в жизнь, приходится подробно разъяснить его в добавочных постановлениях и инструкциях.
Инструкцией чаще всего называется такое распоряжение руководителя, которое касается различных возможных случаев и подробно описывает, что нужно делать каждый раз…
Если руководитель хочет сделать распоряжение только относительно одного случая, то он чаще всего придает ему вид приказа.
Приказ должен быть точен, ясен, краток. В нем должно быть указано, к кому он относится и когда отдан. Он должен по возможности касаться только одной определенной задачи…
Такого рода приказ устанавливает в краткой форме все главнейшее: что нужно сделать, к какому сроку, кто несет ответственность за выполнение…
Всякая форма руководства должна принимать примерно такой же характер. Если приказание отдается лично, то полезно сейчас же проверить, насколько оно понятно. Для этого надо переспросить, понятно ли приказание, и попросить повторить его, чтобы убедиться, верно ли понято и обращено ли внимание именно на самое главное.
Заканчивая такую беседу, не мешает лишний раз подтвердить: «Значит, на вашей ответственности выполнение такой-то работы».
13. Больше учи, чем приказывай
Руководитель часто жалуется, что ему трудно найти себе помощников, которые бы вполне понимали задания и ревностно их выполняли, особенно если дело идет о новой, непривычной работе.
Из этого один выход: создавай сам себе помощников, учи их, вводи в работу, давай пример.
Не следует обольщать себя, будто, приказав что-нибудь, мы и в самом деле добьемся дела. Приказ достигнет цели, когда вся работа уже довольно хорошо налажена и есть люди, которые не только поймут приказ, но и сумеют его выполнить. Одними приказами не научишь. Надо следить, понимают ли их и имеют ли умение и силы выполнить. Поэтому и самому организатору, и его главным помощникам приходится обращать внимание на то, чтобы выучить своих работников, подготовить их к выполнению заданий.
Для этого прежде всего надо познакомить работника со всем делом. …Но мало такого осведомления, надо, чтобы участники организации все время знали о главной работе, которая у них ведется. Поэтому необходимо часто устраивать совещания как заведующих отделами и подотделами, так и самих служащих и рабочих, чтобы осведомить о работе, согласовать ее и, может быть, наметить какие-нибудь изменения в ней. Такие совещания втягивают участников в общее дело, заставляют заинтересоваться им, оценить его с разных точек зрения. Они значительно помогают работе, потому что заставляют работников более сознательно относиться к ней. Они, наконец, заставляют видеть в работе свое кровное, близкое, дорогое дело.
Вообще, если человек научится относиться к выполняемой им работе как к делу очень нужному и важному, станет увлекаться им, он всегда будет работать лучше.
Чтобы усилить работу, полезно, кроме того, использовать соревнование между отдельными частями или участниками организации. Нужно выделять и поощрять успевающих, отмечать ленивых и отсталых. Пробуждать стремление добиться первого места по качеству работы…
Когда создадутся таким образом общая жизнь организации и товарищеское объединение работающих, гораздо легче